Blog

Usługi public relations w służbie eventów, czyli… po co nam agencja PR?

Ten, kto kiedykolwiek był zaangażowany w organizację wydarzenia, na które (miejmy nadzieję) przyjdzie ktoś więcej niż rodzina organizatora wie, jak ciężkie i wielopłaszczyznowe jest to zadanie. To, co z zewnątrz wydaje się błahe, wymaga niejednokrotnie dużego wkładu pracy i jeszcze więcej czasu. A gdyby tak część z tych zadań oddelegować komuś, dla kogo są one chlebem powszednim? Komuś, kto poratuje nas swoją wiedzą i doświadczeniem? Dobra agencja PR to w takiej sytuacji istny skarb!

Ktoś kiedyś powiedział, że nie ważne ile razy będziesz latać samolotem – to wciąż nie oznacza, że wiesz, jak być pilotem. Podobnie jest z organizacją eventów – bez odpowiedniego przygotowania nie jest to takie proste, jak mogłoby się wydawać. Możliwość zatrudnienia profesjonalistów spoza firmy to ogromna zaleta współczesności i w miarę możliwości powinniśmy z niej korzystać, nawet jeśli w grę wchodzi mała firma. Public relations to bowiem wszystkie działania, które sprawiają, że Twoja historia jest prawdziwa, a Twoje wydarzenie istotne z punktu widzenia firmy, branży i otoczenia.

Zasięg to połowa sukcesu

Organizacja eventów pod kątem promocyjnym i marketingowym opiera się głównie na dotarciu bezpośrednio do osób zajmujących się daną tematyką i nawiązaniu z nimi współpracy. Doświadczona agencja PR to stojąca za nią baza kontaktów zdobytych podczas codziennej pracy. Tak, jak jesteśmy ekspertami w swojej dziedzinie, tak agencja public relations jest ekspertem w swojej – dzięki codziennej pracy nad tworzeniem komunikatów prasowych, działaniom w mediach społecznościowych, budowaniu relacji z mediami, obecności na eventach branżowych, znają usługi public relations najlepiej, jak to możliwe i są w stanie zapewnić najlepszą prezentację danego wydarzenia. Agencja PR wie, którzy reporterzy zajmą się danym tematem oraz jak przedstawić im informację prasową w taki sposób, aby została opublikowana, a jednocześnie przyniosła korzyści marketingowe klientowi. Mało prawdopodobne, że samodzielnie uda nam się zapewnić choćby zbliżone dotarcie. Usługi public relations to, w tym kontekście, balansowanie na granicy kontaktu zawodowego i prywatnego – coś, co osiągnąć można jedynie na drodze stałej współpracy.

Zmiana perspektywy

Dobra agencja PR potrafi okiełznać entuzjazm klienta i osadzić go w ramach realizmu. Nie chodzi o to, aby zniechęcić zleceniodawcę do działań, jednak ktoś, kto nie jest emocjonalnie związany z projektem, np. planowanym eventem, ma szansę zobaczyć więcej i zwrócić uwagę na szczegóły, których nie sposób zauważyć „od środka”. Agencja public relations ma kompetencje komunikacyjne, które pozwolą na atrakcyjną promocję eventu i jest w stanie zmaksymalizować korzyści wizerunkowe. Dodatkowo, może także pełnić funkcję doradczą – dzięki zewnętrznej perspektywie ma szansę stać się cennym dodatkiem dla zespołu kreatywnego.

Siła zespołu

Jeśli jednak mamy pomyśleć o najistotniejszym powodzie, dla którego agencja PR jest słusznym wyborem, odpowiedź jest raczej prosta: kiedy zatrudniasz pracownika, dostajesz tylko osobisty dorobek i wiedzę jednej osoby. Kiedy zatrudnisz agencję, zyskujesz perspektywę i doświadczenie całego jej zespołu. W czasie, kiedy Twoi pracownicy zajmują się kwestiami organizacyjnymi – to na agencję spada pisanie materiałów prasowych. Kiedy Twoi pracownicy siedzą z Tobą na spotkaniu – agencja dba o kreowanie wizerunku Twojego wydarzenia zgodnie z Twoimi potrzebami. Zajmuje się nie tylko kontaktem telefonicznym z dziennikarzami i gośćmi wydarzenia czy dbaniem o to, by nie przegapili żadnego komunikatu, ale także jest w stanie odciążyć Cię na wielu innych polach.

Kreatywne zaplanowanie kampanii w mediach, podtrzymywanie atmosfery wokół eventu, domykanie umów z podwykonawcami, negocjowanie stawek i, jako „wisienka na torcie”, podsumowanie wszystkich działań w mediach już po wydarzeniu – czy Twój zespół to potrafi? Powierzenie tych zadań profesjonalistom to gwarancja spokoju i pewności, że wszystko pójdzie tak, jak powinno. Pozwól agencji się sobą zaopiekować.
Tower

„Wszystko, co chciałem powiedzieć, zawarłem w informacji prasowej”, czyli jak zirytować dziennikarza

Czytaj
Tower

Jak nie być płotką, czyli kilka słów o monitoringu konkurencji

Czytaj
Dowiedz się jak pracujemy

Chcesz zobaczyć jak realizujemy projekty? Proszę bardzo!