Często można spotkać się z przekonaniem, że angażując do współpracy agencję PR możemy usiąść, obserwować i jedynie czekać na wyniki. Nic bardziej mylnego! Celowo mówimy o „współpracy”, bo o ile agencja PR będzie silnym i fachowym wsparciem, nikt nie zna firmy lepiej, niż jej zespół. Jak więc zaplanować działania, aby zmaksymalizować korzyści z kreowania wizerunku ? Oto pięć złotych zasad kooperacji z agencją, które zaprowadzą Was prosto do celu.
1. Określ zasady (brief)
Jasna komunikacja i odpowiednie określenie zasad powinno zacząć się od briefu. Aby jakakolwiek kampania mogła osiągnąć zamierzony cel oraz nieść przesłanie, na którym nam zależy, kluczowym jest, aby prowadząca firmę agencja public relations miała jasny obraz marki i jej wartości. Nie ma w tym planie miejsca na wątpliwości, co do charakteru przekazu czy jego roli. Przygotowując brief z myślą o działaniach PR należy w jasny i zwięzły sposób przedstawić firmę. Określić jej wartości i misję, opisać co marka obecnie sobą reprezentuje, kto jest jej klientem, a kto konkurentem. Ważne jest, aby poświęcić czas i wysiłek na odpowiednie skonstruowanie tego, zdawałoby się, prostego dokumentu. Pozwoli to uniknąć nieporozumień oraz skróci czas niezbędnych działań przygotowawczych.
Jasny schemat komunikacji jest kluczem do sukcesu w public relations. Uporządkowany system współpracy pozwala uniknąć nieporozumień, przyspiesza działania i pozwala osiągnąć lepsze efekty. Jak to zrobić? Zadbać o to, aby za kontakt z agencją PR odpowiedzialna była konkretna osoba. Najlepiej postawić na kogoś doskonale poinformowanego, komunikatywnego i świetnie zorientowanego w strukturze firmy. Taki człowiek szybciej pozyska od zespołu pożądaną przez firmę PR informację i zadba o odpowiedni traffic potrzebnych danych. To szczególnie istotne w przypadku zbierania akceptów, przygotowywania wypowiedzi eksperckich, organizacji wywiadów i wszystkich pozostałych działań, na których opiera się strategia PR.
2. Unikaj niespodzianek
Agencja potrafi wiele, ale na cuda, szczególnie w biznesie, lepiej nie liczyć. Ile razy zdarzyło Ci się zapomnieć o poinformowaniu swojej firmy PR o nadchodzącym evencie? Planowanej premierze produktu? Akcji charytatywnej, w której bierzesz udział… „jutro rano”? W działaniach public relations kluczowy jest timing. Nie pozwól, aby ludzie odpowiedzialni za komunikację wizerunkową Twojej firmy dowiadywali się o istotnych wydarzeniach z firmowego Facebooka. Z pozoru nieistotne sprawy mogą mieć bardzo pozytywny wydźwięk – zarówno wizerunkowy, jak i biznesowy. To samo dotyczy także kwestii wewnętrznych – zmian w strukturze, ważnych jubileuszy, inicjatyw pracowniczych. To ważne nie tylko ze względu na odpowiedni przepływ informacji, ale także media relations. Bufor czasowy pozwala przygotować komunikat, omówić go z ekspertem, umówić publikację z dziennikarzami, którzy pracują według ściśle określonych harmonogramów. Nagłe sytuacje się zdarzają, ale pamiętaj, że wszystko, co można zaplanować wcześniej, obróci się na korzyść komunikacyjną.
3. Nie naciągaj prawdy
Pamiętaj, że spotkanie z agencją PR to nie rozmowa o pracę, choć w obu tych sytuacjach jedno powiedzenie jest bardzo prawdziwe – naciąganie prawdy to nienajlepszy pomysł. Zagraj z Agencją w otwarte karty − w tego typu relacjach liczy się szczerość. Jej brak, szczególnie w kontakcie z mediami, może zrodzić naprawdę bolesne konsekwencje. Określenie problemu jest pierwszym krokiem do jego rozwiązania, mając więc „na pokładzie” specjalistów od public relations skorzystajmy z ich fachowej pomocy. Czasem lepiej przyznać się do porażki, wystosować przeprosiny czy jasno opisać sytuację, niż pozostawiać ją bez komentarza lub, gorzej, skomentować niezgodnie z prawdą. Pozwól agencji PR zadbać o szczęśliwe zakończenie.
4. Cierpliwość popłaca
Pamiętaj, że na efekty trzeba czasem poczekać. Działania public relations mają charakter długofalowy, a punktem wyjścia są kontakty agencji PR i mediów. O ile publikacje w Internecie to technicznie kwestia jednego kliknięcia, to prasa ma swój cykl wydawniczy, do którego należy się dostosować. W obu przypadkach jednak kluczowe jest zainteresowanie dziennikarza tematem, co, zwłaszcza bez wygórowanego budżetu reklamowego, może być trudne bez wcześniejszej, trwałej współpracy reklamowej pomiędzy agencją a redakcją. Nawet jeśli nie uda się przebić z komunikatem za pierwszym razem lub będzie trzeba zacząć od niewielkich wzmianek, nie należy negatywnie oceniać pracy agencji – czas i systematyczność działają na naszą korzyść i za każdym razem będzie łatwiej.
5. Zaufaj
Ostatnia, jednak nie mniej ważna zasada, jest prosta i bardzo trudna zarazem − zatrudniając agencję musisz pamiętać, że PR nie działa jak reklama i oczekiwanie, że będzie inaczej, może doprowadzić do niepotrzebnego stresu i rozczarowania. Twoją rolą jest zaufać – agencja PR musi być traktowana jak partner i bliski pracownik, który chce dla nas jak najlepiej. Uwierz, że jeśli PR-owiec wskazuje błędy w postępowaniu, lub nie konstruuje notatki prasowej tak, jak byśmy tego chcieli, to nie robi tego ze złośliwości, ale dlatego, że doskonale zdaje sobie sprawę, iż dziennikarze działają według określonych zasad, a kreowanie wizerunku to coś więcej niż nieustanne powtarzanie nazw produktów.